Najem okazjonalny: co daje właścicielowi i ile realnie kosztuje

Polskie prawo chroni lokatora mocno i słusznie — ale przy zwykłej umowie najmu ta ochrona oznacza, że eksmisja niepłacącego najemcy potrafi trwać latami. Najem okazjonalny jest wyjątkiem stworzonym po to, żeby właściciel prywatnego mieszkania miał drogę krótszą.

Reguluje go rozdział 2a ustawy z 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów — artykuły 19a–19e.

Kto może z niego skorzystać

Wynajmującym może być wyłącznie osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali (art. 19a ust. 1). Spółka albo osoba prowadząca firmę zajmującą się najmem tej formy użyć nie może — dla nich jest najem instytucjonalny.

Umowę zawiera się na czas oznaczony, nie dłużej niż 10 lat, i wyłącznie w formie pisemnej pod rygorem nieważności (art. 19a ust. 6). Ustna umowa najmu okazjonalnego po prostu nie istnieje.

Trzy dokumenty, bez których to zwykły najem

Do umowy dołącza się trzy załączniki (art. 19a ust. 2):

1. Oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji — w formie aktu notarialnego, na podstawie art. 777 § 1 pkt 4 Kodeksu postępowania cywilnego. Najemca zobowiązuje się w nim opróżnić i wydać lokal w terminie wskazanym w żądaniu właściciela. To jest właśnie ten dokument, który skraca drogę: jest tytułem egzekucyjnym, więc nie trzeba najpierw wygrywać sprawy o eksmisję.

2. Wskazanie innego lokalu, w którym najemca będzie mógł zamieszkać w razie egzekucji.

3. Oświadczenie właściciela tego lokalu o zgodzie na zamieszkanie w nim najemcy. To oświadczenie nie musi mieć formy notarialnej — wystarczy pisemna. Notarialnie poświadczonego podpisu wynajmujący może zażądać, ale ustawa tego nie nakazuje. Wokół tego punktu krąży sporo mylnych informacji, więc warto wiedzieć, że to prawo wynajmującego, a nie obowiązek ustawowy.

Brak któregokolwiek z trzech załączników oznacza, że umowa jest zwykłym najmem — ze wszystkimi konsekwencjami dla właściciela.

Termin, na którym się to najczęściej wykłada

Właściciel zgłasza zawarcie umowy naczelnikowi urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu (art. 19b ust. 1). Nie od podpisania umowy — od rozpoczęcia najmu, czyli faktycznego wydania lokalu.

Skutek spóźnienia nie jest podatkowy, tylko cywilnoprawny i dotkliwy: umowa traci status najmu okazjonalnego. Zostaje zwykły najem, a razem z nim pełna ochrona lokatora — czyli dokładnie to, przed czym cała procedura miała zabezpieczyć. Kara ani grzywna za samo spóźnienie nie grozi; grozi utrata ochrony.

To najczęstszy błąd, jaki widzimy: komplet dokumentów zrobiony poprawnie i wart kilkuset złotych, unieważniony przez niezłożoną kartkę.

Ile to kosztuje

Ustawa ogranicza wynagrodzenie notariusza za sporządzenie oświadczenia najemcy do 1/10 minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Minimalne wynagrodzenie w 2026 roku wynosi 4 806 zł brutto, więc maksymalna taksa to 480,60 zł netto — po doliczeniu 23% VAT około 591 zł. Do tego dochodzą wypisy aktu, kilka złotych za stronę.

W praktyce koszt ponosi zwykle najemca, ale to kwestia umowy między stronami, nie przepisu.

Najem okazjonalny a instytucjonalny

Najem instytucjonalny wprowadzono ustawą o Krajowym Zasobie Nieruchomości z 2017 roku. Dla prywatnego właściciela jednego czy dwóch mieszkań właściwą ścieżką jest okazjonalny.

Podatek: od 2023 roku tylko ryczałt

Przy najmie prywatnym, poza działalnością gospodarczą, jedyną dostępną formą opodatkowania jest ryczałt — zasady ogólne zostały dla tego źródła zniesione od 1 stycznia 2023 roku.

Stawki: 8,5% przychodu do 100 000 zł rocznie i 12,5% od nadwyżki ponad ten próg. Wyższa stawka dotyczy tylko nadwyżki, nie całej kwoty. Rozliczenie roczne składa się na formularzu PIT-28.

Przychodem jest czynsz najmu. Opłaty eksploatacyjne, które najemca płaci do wspólnoty lub dostawców, przychodu nie tworzą — o ile umowa jest tak skonstruowana, że przechodzą przez właściciela wyłącznie technicznie.

Co przygotowujemy dla właściciela

Komplet dokumentów do najmu okazjonalnego robimy w 1–2 dni robocze i wysyłamy paczkomatem albo kurierem w całej Polsce. Jeżeli najemca nie ma komu wskazać lokalu zastępczego, pomagamy go zorganizować przez naszych partnerów — to jedna z najczęstszych przeszkód przy tej procedurze.

Pilnujemy też tego 14-dniowego terminu zgłoszenia, bo to jedyna rzecz w całym procesie, której nie da się naprawić później.